第一章 总则

第一条 为提高学校档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案是学校不可再生的宝贵财富，学校所有单位和个人都要遵照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，承担保护和移交档案的义务。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，是学校管理水平的重要体现。各单位都要重视档案工作，保障档案工作依法开展。

第二章 档案工作机构及职责

第五条 我校成立以校长为首的档案工作管理委员会，由一名副校长分管档案工作，由档案馆规划落实学校档案工作。学校档案工作接受教育部、国家档案局、黑龙江省教育厅和省档案局的业务指导和监督检查，其中人事档案工作接受中共中央组织部、黑龙江省委组织部的业务指导和监督检查。

第六条 按照《高等学校档案管理办法》规定，学校成立档案工作委员会，设立档案馆，负责全校档案工作。档案馆是学校档案工作的管理部门，又是保存和提供利用本校档案的业务部门。帽儿山国家森林公园和凉水自然保护区建立档案分室，集中保管和利用林场的各类档案。档案馆基本职责是：

  1．贯彻执行国家档案工作的法律法规、政策，规划全校档案工作，制定学校档案工作的规章制度，对校属各单位档案工作进行监督、指导和检查；

2．根据国家有关规定和标准确定学校档案归档范围、分类标准、保管期限和整理规范，负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用各类档案及有关资料；

3．组织实施档案的信息化建设和电子档案的规范化管理；

4．编制检索工具，编研档案参考资料，开发档案信息资源。积极开展学校档案信息的开放和利用工作，为学校和社会服务；

5．负责全校档案工作专兼职人员的业务培训。开展档案学术研究交流和宣传教育活动，提高学校档案管理水平和师生员工的档案法制意识；

6．保守档案秘密，确保档案实体和信息安全，维护档案的完整、准确和系统。

第七条 我校档案工作配备专（兼）职档案人员，负责本单位档案的收集、整理和归档工作。专（兼）职档案人员队伍应当保持相对稳定。

第八条 因工作需要，二级单位可以设置档案分室，接受档案馆业务指导。档案分室负责本单位的档案收集、整理和保管利用工作。

第九条 档案工作人员必须具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专职档案工作人员实行职员职级制，享受学校管理人员同等待遇。

第十条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定，采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤、社会保险待遇以及补助等其他有关待遇。

第三章 档案管理

第十一条 学校建立档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。

第十二条 归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、实物等各种载体形式。各单位应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档材料共有13大类，分别为：

1．党群、行政类：

党群类主要指学校党委及所属各部、工会、共青团、民主党派等组织在工作活动中形成的各种会议文件、会议记录及纪要、工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。行政类主要指学校行政处室、直属单位等在工作活动中形成的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于行政管理的文件等材料。

2．教学类：主要指学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的文件等材料。

3．科研类：主要指学校在科研、推广管理和各项实践活动中形成的具有保存价值的不同载体的文件等材料。

4．基本建设类：主要指学校基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件等材料。

5．仪器设备类：主要指作为学校固定资产管理的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、维修、改造、报废等活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像等不同载体的材料以及随机文件材料。

6.森林资源类：主要包括附属凉水国家自然保护区、帽儿山国家森林公园森林资源调查、统计、采伐、森林保护、造林等文件材料。

7．出版物类：主要指学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及正式出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

8．外事类：主要指学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台专家、教师、国际学生、港澳台学生等材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等外事活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

9．财会类：主要指学校财务管理和财会活动中形成的具有保存价值的账簿、报表、凭证等不同载体的文件材料。

10．人事类：主要指学校组织、人事等有关部门在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩及工资待遇等文件材料。

11．声像（照片）类：主要指学校教学、科研、管理等各项活动中形成的以及外部形成与学校有关的具有保存价值的录音、录像、照片及其他影音制品等材料。

12．人物类：主要指学术造诣较深，在某一学科领域贡献突出，在国内外教育界有一定影响的知名人物的档案，包括历任校领导、院士、资深教授、长江学者奖励计划特聘教授等在教学、科研及管理等活动中形成的反映个人情况的学术论著、荣誉证件及生平事迹等各种载体的文件材料。

13．实物类：主要指在学校教学、科研、管理等各项活动中及对外交流活动中形成的具有保存价值的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书、题词、赠品、纪念品等实物。

第十三条 学校实行档案材料形成部门预立卷和课题组立卷的归档制度。各单位形成的档案直接移交档案馆，各课题组形成的档案交科研处审查，确认归档的由科研处统一移交学校档案馆。档案馆应加强归档业务指导工作。

各单位兼职档案人员按照归档要求，组织本单位人员及时整理归档。归档人员应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理，编制页号或者件号，制作卷内目录、备考表、案卷封面，交本部门负责档案工作的人员检查合格并由主管领导审核签字后，向档案馆移交。

第十四条 几个单位合作完成的工作或项目，主办单位将一套完整的文件材料立卷归档，协作单位保存与自己承担任务有关的档案。学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。

第十五条 职工从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须向本部门档案工作人员移交，不得据为己有。个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以征集、代管。

第十六条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。归档文件材料要求必须是原件，具有凭证作用的文件材料必须加盖印章。

第十七条 档案材料归档时间为：

1．学校各党群、行政管理部门和教辅单位应当在次年6月底前归档。

2．各院系等教学单位应当在次学年寒假前归档。

3．科研类档案应当在项目完成验收后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成竣工验收后两个月内归档，仪器设备在开箱验收后将随机技术文件归档。

4．学校举行重大活动，如党和国家领导人来校视察、召开党代会、教职工代表会、校庆等，由牵头部门负责在活动结束后二个月内归档。

5．人事档案应在人事材料形成后一个月内归档。

第十八条 档案馆要做好档案管理的基础工作，对接收的档案应及时进行整理、分类、编目、鉴定，保证档案信息资源的开发和利用。

第十九条 档案馆按照《东北林业大学文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，档案馆进行鉴定并登记造册，经有关部门核准后，报主管校领导批准，按规定予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十条 档案馆应当采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十一条 档案馆应对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向主管校领导报告，及时处理。档案馆要有专人负责档案库房的技术管理工作，建立、健全有关规章制度。

第二十二条 档案馆应当认真执行档案统计年报表制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十三条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

1．涉及国家秘密的；

2．涉及专利或者技术秘密的；

3．涉及个人隐私的；

4．档案形成单位规定限制利用的。

第二十四条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在履行相关批准手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人 利用档案的，按照国家有关规定办理。

1．档案利用者在表明利用档案的目的和范围后，可在档案馆内查阅、摘录属于开放范围的档案。利用者要求复制档案，必须由档案馆办理。

2．馆藏档案原则上不外借。特殊情况要经学校主管领导或馆长批准，对借出档案，要按时归还。损坏或丢失档案者按《档案法》相关条款进行处理。

第二十五条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，要经学校保密工作部门批准。

第二十六条 利用重要珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊情况需要提供，应当经校领导批准。

第二十七条 档案开放设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具[著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行]，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南及计算机查询系统等，为学校和社会利用档案创造便利条件。

第二十八条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。

社会组织和个人利用其移交、捐赠的档案，档案馆无偿和优先提供服务。

第二十九条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十条 档案馆应开展档案编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校领导批准。

第三十一条 档案馆应采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作；可以在相关专业高年级学生中开设《档案管理学》选修课。

第五章 条件保障

第三十二条 学校预算要保证档案工作经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，保障数字档案馆建设与数字化校园建设同步进行，逐步实现档案数字化管理。

第三十三条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第六章 奖励与处罚

第三十四条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

1．在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

2．在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

3．在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

4．将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的；

5．同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的给予表彰和奖励。

第三十五条 有下列行为之一的，对主管领导和直接责任人员、其他相关责任人依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任。

1.玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

2.违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

3.涂改、伪造档案的；

4.擅自出卖、赠送、交换档案的；

5.不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；

6.其他违反档案法律法规的行为。

第三十六条 学校定期召开档案工作会议，对档案工作先进单位和个人（专兼职档案员）给予表彰和奖励。各单位档案工作作为学校考评依据之一。

第七章 附则

第三十七条 本办法由档案馆负责解释。

第三十八条 本办法自公布之日起施行。