东北林业大学党群类、行政类档案管理细则

第一条 为加强和规范党群、行政类档案管理，根据《档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律法规，结合学校实际，制定本细则。

第二条 学校各党群、行政管理部门在党政管理活动中形成的处理完毕，具有保存价值各种载体的文件材料即为党群、行政类档案。

第三条 各职能部门在工作中形成的文件材料，应立卷归档，按规定移交档案馆集中保管。任何单位和个人不得私自保存，更不能随工作调动擅自带走或销毁。

第四条 各职能部门应建立健全文件材料立卷归档制度，明确主管领导，配备兼职档案员，及时收集整理，按时归档。

第五条 档案馆负责督促、指导、检查各职能部门归档工作；负责接收、整理、分类、鉴定、保管及提供利用档案工作。

第六条 归档范围

1．上级机关颁发的各种指示、规定、办法、通知、批示和重要函件等；

2．本校的决议、决定、规定、办法、布告、公告、通知等；

3．本校工作规划、计划、总结、简报等；

4．会议记录、纪要、各种代表会议文件等；

5．学校向上级机关的请示、报告及批复；

6．学校历史沿革、大事记、机构变迁、更改名称、启用印章等文件；

7．重要的人民来信来访及其处理结果；

8．重要的来往信件、函件，重要的电话记录；

9．收发文登记簿；

10．各类人员编制、人员名册、各项统计报表；

11．干部任免、奖惩手续；

12．教职工录用、转正、定级、离职、退职、离退休、工伤、抚恤材料；

13．教职工工资、福利工作；

14．重要活动照片、题词、实物、纪念品等；

15．其他有查考利用价值的文件材料。

第七条 归档时间

各党群、行政管理部门每年3月份开始，将前一年办理完毕的、需要归档的文件材料，按规定整理归档，于6月底以前，集中向档案馆移交。

第八条 归档要求

归档的文件材料，应该遵循其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，以件为单位进行整理，使其既能正确反映本单位主要工作职能，又便于查找利用。

第九条 本细则由档案馆负责解释。

第十条 本细则自公布之日起实行。

东北林业大学教学类档案管理细则

第一条 为加强和规范教学档案管理，根据《档案法》和有关法规，结合学校实际，制定本细则。

第二条 教学档案是学校在教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的具有保存和利用价值的文件、图表、照片、声像材料等不同形式的历史记录。

第三条 教学档案是学校档案的重要组成部分，是教务部门组织、管理教学，教师进行教学，学生进行学习时自然形成的有机整体。

第四条 教学档案工作是教学管理的重要环节。我校教学档案实行部门归档制度，即由教务处、研究生院、学生工作、招生就业指导处及各学院、系、部等教学管理部门归档的制度。各归档部门要将档案工作纳入本单位发展规划、纳入工作计划、纳入工作人员考核范围；在布置、检查、总结、验收教学工作及管理的同时，布置、检查、总结、验收教学档案工作。

第五条 各教学归档单位应明确一名负责人分管教学档案工作，并设兼职档案员，具体负责教学档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。

第六条 归档的文件材料，要由经办人积累、整理、立卷、并集中归档。任何人不得截留应归档的原始件。

第七条 归档范围

1．上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件；

2．本校综合性教学文件材料；

3．招生工作材料；

4．学籍管理材料；

5．学生奖惩材料；

6．教学计划、方案和大纲；

7．教学改革方案、总结；

8．教学实习、生产实习方面的材料；

9．优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见；

10．研究生及硕士、博士学位获得者的名册、学位论文及有关审批文件；

11．毕业生派遣材料；

12．毕业生质量调查材料；

13．成人教育及各类培训班、进修班形成的文件材料。

第八条 归档时间

教学部门按教学年度立卷归档。本科生学籍档案应在每年10月底以前完成上一个学年度的归档工作。研究生管理及学籍档案分别应在当年6月底、12月底以前完成归档工作。

第九条 归档单位

研究生招生、管理及学籍档案由研究生院负责归档；本科生教学管理、学籍档案由教务处负责归档；本科生招生、学生奖惩、毕业生就业材料由学生处、招生就业指导处、团委等部门负责归档；成教学生教学管理和学籍档案由成教学院负责归档。

第十条 归档手续

填写归档移交清单（附归档目录）一式两份，交接双方签字，各保存一份备查。

第十一条 档案馆会同教学管理部门对教学档案的形成、立卷、归档等工作进行监督和检查。档案馆负责教学档案立卷、归档工作的业务指导。

第十二条 档案部门编制检索工具，积极提供利用。利用者应按规定办理利用手续。对借出档案，档案部门要定期催还，以防丢失。

第十三条 对经过鉴定，超过保管期限需销毁的教学档案，应填写档案销毁清册，办理审批手续。销毁档案，实行监销制度。

第十四条 本细则由档案馆负责解释。

第十五条 本细则自公布之日起实行。

东北林业大学科研类档案管理细则

第一条 为加强和规范科研档案管理，依据《档案法》、《科学技术研究档案管理规定》，《高等学校档案管理办法》，结合学校实际，制定本细则。

第二条 科研档案是指学校在科学研究、科技推广等管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同载体的文件材料。

第三条 科研档案工作是科研、推广管理的重要组织部分。学校科技管理部门和有关单位要把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，同步进行。

第四条 科研档案必须集中统一管理。科研处、推广处、各学院以及重点实验室在科研、推广管理活动中形成的文件材料应立卷归档，按规定移交档案馆集中保管。任何单位和个人不得擅自留存或销毁。

第五条 科研处、推广处及各学院、重点实验室是科研文件材料的主要形成单位，都要建立健全立卷归档制度，明确主管领导，配备兼职档案人员，及时收集、立卷、按时归档。每项科研、推广项目完成后，科研人员对所形成的文件材料加以系统整理、经审查验收后归档。

第六条 档案馆负责督促、指导、检查相关单位立卷归档工作，负责接收、整理、分类、鉴定、保管、提供利用档案工作。

第七条 科研管理文件在次年6月底前归档；专题性、成套性档案在科研、推广项目完成通过鉴定验收后2个月内归档；项目报奖材料在报奖同时归档。

第八条 归档范围

（一）综合类

1. 上级针对学校或需要贯彻执行的有关科研、推广工作的文件材料；

2．本校科研、推广工作规划、计划、总结、报告、情况汇报及上级批复；

3．本校科研、推广工作的规章制度；

4．本校科研、推广工作各类统计报表；

5．关于建立科研、推广机构的报告及批复；

6．申报各级各类科研、示范、推广项目等文件材料及有关批复；

7．科技协作、科技服务协议书、合同；

8．本校关于科研究、中试科技示范、推广工作向上级的请示及批复；

9．申报国家、地方各类科研、中试科技示范、推广基地的文件材料及有关批复；

10．科研、推广成果汇编；

11．科研、推广成果获奖情况(校级以上)；

12．各类期刊样书（年度合订本）。

（二）科研、推广项目

1．项目准备阶段

开题报告与课题调研论证材料；任务书、合同、协议书；课题研究计划；计划执行情况、计划调整；课题投资和预决算材料。

2．研究实验阶段

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录；数据处理材料，包括计算机处理材料；设计的文字说明和图纸；年度报告；样品、标本等实物的目录。

3．总结鉴定阶段

工作报告、研制报告；论文、专著；专家评审意见；鉴定会材料；鉴定证书；推广应用意见；课题工作总结。

4．申报奖励阶段

科技成果登记表；科技成果报告表；科技成果奖励申报与审批材料；科技成果获奖材料原件或影印件。

5．推广应用阶段

转让合同、协议书；生产定型鉴定材料；推广应用方案及实施情况；扩大试生产的设计文件、工艺文件；对外学术交流材料；成果被引用或投产后反馈意见；成果宣传报导材料。

（三）科研、推广获奖证书

1．专利、成果证书原件，专利、成果侵权纠纷的处理材料 ；

2．科技奖励证件（如奖状、证书原件等）。

第九条 案卷质量要求

1．将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，根据材料多少，组成一题一卷或一题数卷。

2．内容不可分的科研文件材料按以下要求排列: 正件在前，附件在后；定稿在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

3．接收档案必须填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。

4．课题组负责归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和划分密级。

第十条 科研处、推广处、课题组可以直接查阅自己移交的档案。除此之外，须经科技主管部门或该课题负责人同意，方可借阅或复印。

第十一条 档案馆提供符合国家标准的档案库房，保证档案的完整与安全。根据《档案保管期限表》的规定，做好鉴定和销毁工作。凡失去保存价值需要销毁的档案，必须填写销毁清册，档案馆会同科研、推广处进行鉴定，由主管校领导批准，方可销毁，销毁时要指定两人监销。

第十二条 本细则由档案馆负责解释。

第十三条 本细则自公布之日起实行。

东北林业大学基本建设类档案管理细则

第一条 为加强和规范基本建设项目档案管理工作，根据《档案法》、《基本建设档案资料管理的暂行规定》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328－2001)、《普通高等学校档案管理办法》，结合学校实际，制定本细则。

第二条 基建档案是指学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像材料。

第三条 基建档案由档案馆集中统一管理，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条 基建档案实行“三同步”原则。即基建工程与建立档案工作同步进行；工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收要与提交一套竣工图的验收同步进行。

第五条 归档范围

（一）综合类

1．上级基建工作的文件材料；

2．基建工作计划、总结、规章制度等；

3．基建工作总体规划、统计报表；

4．基建工程财务预、决算报告；

5．全校性总体规划、设计总平面图；

6．综合性水、电、气、暖等管道分布图；

7．综合性地质勘探、地形测量材料；

8．基建项目抗震性能普查材料。

（二）基建项目

1．基建项目立项申请、审批材料。

基建项目前期报批中形成的基建计划、施工许可证等文件。

2．基建项目设计文件材料。

3．施工技术文件材料。

施工过程中形成的施工图、各种管线布置图及原材料监理信息表等文件。

4．竣工验收文件材料。

基建项目完成后形成的各类竣工文件。

5．工程预决算及审批材料。

6．基建财务、器材管理文件材料。

7．维修改造工程竣工图纸等文件材料。

8．监理文件等。

第六条 竣工图的编制

1．凡按图施工没有变动的，则由施工单位（包括总包和分包施工单位）在原施工图上加盖“竣工图”标志后即作为竣工图。

2．凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图上注明修改的部分，并附设计变更通知单和施工说明，加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。

3．凡结构形式、平面布置、项目以及有其他重大改变，应重新绘制改变后的竣工图。由于设计原因造成的，由设计单位负责重新绘图。施工单位负责在新图上加盖“竣工图”标志并附以有关记录和说明作为竣工图。

4．重大改建、扩建工程涉及原有工程项目变更时，应将相关项目的竣工图资料统一归档，并在原图案卷内增补必要的说明。

5．竣工图要与实际情况相符，保证图纸质量，做到规格统一，图面整洁、字迹清楚。严禁用圆珠笔或其他易于褪色的墨水绘制。竣工图要经承担施工的技术负责人审核签字。

第七条 组卷要求

1．基建档案要遵循工程文件的自然形成规律，保持案卷内审批文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，符合专业特点，便于保管和利用。

2．按工程项目组卷，先文字、后图纸。文字材料中所有审批文件集中放在第一卷。卷内文件材料排列顺序依次为：封面、目录、文件材料部分、备考表等。

3．组卷前要详细检查审批文件、施工技术文件和竣工图是否按要求收集齐全、完整。归档的文件应为原始件，副本存复印件的需注明情况。文件责任者的签章手续必须齐全，竣工图要逐张加盖竣工图章。

4．图纸折叠采用图面折向里方“手风琴风箱式”。标题栏、竣工图章露在外面，图纸折叠大小以4#图尺寸（297*210毫米）为准，小于5#图纸的文件材料要用4#白纸衬托。

5．编写页号以独立案卷为单位。有文字的页面均需编写页号，正面在右下角，背面在左下角。图纸统一编写在右下角。

第八条 归档要求

1．基建档案管理工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围。基建部门要明确一名主管领导分管基建档案工作，并配备一至二名兼职档案员负责基建档案的收集、整理、立卷及归档工作。

2．基建综合类文件材料在每年6月底前归档，基建项目档案必须在基建项目竣工验收审计后两个月内归档。

3．施工单位、设计单位和建设单位必须将项目审批文件、施工技术文件和竣工图等基建档案及时归档。图纸二套，其他材料一套。

4．工程项目竣工档案实行三审制度，即建设单位、施工单位以及学校档案馆共同审签后方可为施工单位付决算款（有设计图纸的基建维修项目三审后方可付质保金）。项目竣工验收时要通知学校档案馆参加。档案验收人员对归档不合格的案卷提出整改意见，并由工程项目负责人对竣工文件、竣工图进行二审，签署意见后交档案馆。档案馆三审验收合格签字后，方可归档。

5．凡是归档的工程项目档案（基建维修项目除外），均需提供建筑物的正立面照片（含电子版），并对工程项目做准确、简要的文字说明。设计院负责提供全套设计图光盘。

6．基建档案移交时要认真填写《东北林业大学基建档案移交清单》，一式二份。

第九条 本细则由基建处、后勤管理处、档案馆负责解释。

第十条 本细则自公布之日起实行。

东北林业大学基建档案移交清单

基建处向档案馆移交 工程档案共 计卷， 其中图样材料 卷，文字材料 卷，其他材料  。

附：基建档案移交《案卷目录》一式三份

移交经手人： 接收经手人： 移交日期：

东北林业大学基建档案案卷目录

序号	档 号	案 卷  题 名	起止日期	页数	保管期限	存址	备注

东北林业大学竣工后的基建工程正面照片

   工 程 名 称 ———————————————————

座 落 位 置 ———————————————————

开竣工时间 ———————————————————

建 筑 面 积 ———————————————————

拍 摄 时 间———————摄 影 者———————

说 明————————————————————————

东北林业大学基建工程档案案卷封面

档 号 ——————————————————————

档案馆代号 ————————————————

案卷题名——————————————————————

编制单位 ——————————————————————

起止日期 ———————————————————————

密 级 —————————保管期限 ————————

共 —————————卷第 ——————————卷

卷 内 目 录

卷内备考表

东北林业大学仪器设备类档案管理细则

第一条 为加强和规范仪器设备类档案管理，根据《档案法》、《科学技术档案工作条例》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校仪器设备管理办法》的有关规定，结合学校实际，制定本细则。

第二条 仪器设备档案是指作为学校固定资产管理的仪器设备，在其购置、验收、调试、运行、维修、改造、报废等活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像等不同载体的材料以及随机文件材料。

第三条 仪器设备档案是学校国有资产管理工作的组成部分，必须坚持集中统一管理的原则。任何个人不得据为己有。

第四条 档案馆负责价值在40万元（含）以上仪器设备档案管理,其中仪器设备全套随机技术文件由各二级单位保管。

第五条 国有资产管理处、实验室管理处是仪器设备档案形成单位，要建立档案归档制度，明确分管领导，配备兼职档案员，负责本单位档案的归档和移交工作。档案馆负责督促、指导和检查归档工作。

第六条 归档时间

综合类文件材料每年6月底前归档结束。国内采购设备，从提交采购计划至设备验收完毕，投入使用两个月后归档。国外引进设备，为索赔期满两个月后归档。

第七条 归档范围

1．综合材料：上级有关仪器设备的政策、业务管理文件；本校仪器设备管理规章制度；仪器设备工作计划、报告、总结材料、购置计划及分配方案、移交清册及报废、调拨报告和批复；综合性统计材料。

2．仪器设备申购报告、计划、论证报告及上级批复；招投标文件、评标记录和中标通知单；设备订购合同和会谈纪要；进口设备购置过程中有关技术商务文件；验收报告及文字材料；索赔来往函件及结果文件。

3．仪器设备开箱记录、装箱单；设备安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单；设备说明书、图纸及全套随机文件；非标设备（含自制设备）的专家鉴定意见；设备使用、检修、故障事故记录（设备履历书）；重大事故调查分析及处理意见；设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料。

第八条 归档要求

仪器设备项目文件必须与实物一致并有成套性，便于查找和利用。设备开箱、调试工程中，随机技术文件和形成的文件以及运行记录、维修记录、事故报告等由各学院设备管理人员收集归档。设备索赔过程中形成的文件材料，由负责索赔的采购人员收集归档。

第九条 查阅利用

借阅人按规定办理借阅利用手续。在使用过程中，保证档案材料完整、安全，按期归还。

第十条 本细则由档案馆负责解释。

第十一条 本细则自公布之日起实行。

东北林业大学森林资源类档案管理细则

  第一条 为加强和规范森林资源类档案管理，根据《档案法》、《森林法》、《普通高等学校档案管理办法》，结合学校实际，制定本细则。

  第二条 森林资源档案是凉水国家自然保护区、帽儿山国家森林公园森林资源调查、统计、采伐、森林保护、造林等文件材料。

  第三条 帽儿山国家森林公园和凉水自然保护区建立档案分室，集中保管和利用林场的各类档案。

  第四条 归档范围

（一）森林资源

1.上级有关保护区、森林公园工作的文件材料；

2.保护区、森林公园管理工作计划、总结、请批复及规章制度；

3．森林资源调查报告、专业调查材料；

4.森林资源踏查、分析图表及统计等材料；

5.森林保护图纸及有关规程和细则；

6.林权证。

（二）森林经营

1.更新、造林、抚育台帐；

2.保护区、森林公园规划设计、林区区划、规划；

3.森林病虫害调查材料及防治工作报告等文件材料；

4.林木种子采集、贮藏、苗木管理等技术；

5.文件材料及图纸、照片等。

（三）森林统计

森林统计表。

  第五条 归档时间

森林资源档案由凉水自然保护区、帽儿山国家森林公园负责收集并整理，在档案形成后次年的4月底之前完成归档工作，档案馆负责指导检查。 

第六条 查阅利用

实行严格的查阅登记制度，详细记录查阅人、查阅时间、查阅内容和查阅方式等。

第七条 本细则由档案馆负责解释。

第八条 本细则自公布之日实行。

东北林业大学出版物类档案管理细则

  第一条 为加强和规范出版类档案管理，根据《档案法》、《中华人民共和国著作权法》、《科学技术档案工作条例》、《出版社书稿档案工作暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》，结合学校实际，制定本细则。

第二条 出版类档案是指学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及正式出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。如《东北林业大学学报》（自然、社会科学版）等、《东北林业大学年鉴》等。

第三条 出版类档案由档案馆集中统一管理。档案馆负责全校出版类档案的归档工作并进行监督、检查和业务指导。

第四条 出版社、科研处是出版类档案的形成部门。出版类档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入各社、部（室）负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围。出版、编辑部门在布置、检查、总结、验收工作时，要同时布置、检查、总结、验收出版类档案工作。

第五条 各编辑出版部门要指定专人负责本部门档案材料的收集、整理和归档工作。

第六条 归档范围

（一）综合管理

1．上级有关编辑出版工作的文件；

2．上级召开的编辑出版工作会议文件；

3．本校编辑出版工作计划、报告、总结、简报和重要会议记录；

4．本校编辑出版工作统计报表；

5．编辑出版部门管理形成的文件材料；

6．本校编辑出版工作的规章制度。

（二）出版物项目

1．选题、约稿、发稿、出版情况记录和书稿合同、协议书；

2．历次审稿意见；

3．有关出版事宜、出版、编辑部门与作者往来文件和退改意见；

4．编审发稿单、出版记录卡、原稿、退稿签收单 ；

5．出版社、编辑部门的请示报告、上级的指示、批复；

6．正式出版物。

第七条 归档办法

1．出版类档案以出版物名称归档，一书一刊组成一盒或数盒，期刊视情况几期一盒，注意分清年度，不可混年归档。

2．跨年的出版类档案，放在出版物的出版年度归档。

3．出版类档案应除去易锈蚀的金属物，用不锈钢订书针装订，修补好破损处。

4．归档的文件材料以左下方对齐，左侧装订。照片和不便装订的手迹，应放入特制的小纸袋内装订，装订线外有重要批注或其他文字，须进行贴边处理。

第八条 归档时间

1．书刊出版后一个月内，责任编辑应向本社档案员移交档案材料。

2．出版类档案在次年6月底前，集中向档案馆移交，移交时填写移交目录一式二份。

第九条 本细则由档案馆负责解释。

第十条 本细则自公布之日起实行。

东北林业大学外事类档案管理细则

第一条 为加强和规范外事档案管理，根据《档案法》、《高等学校档案管理办法》，结合学校实际，制定本细则。

第二条 外事档案是指学校与外国团体和个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等外事管理活动中形成的具有保存价值的各种载体的文字、图表及声像材料。

第三条 外事档案由学校档案馆集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全。

第四条 外事档案工作必须做到三纳入四同步，即必须纳入学校外事工作规划、计划之中，纳入各级外事管理制度之内，纳入学校有关外事人员的职责范围之内，做到在布置、检查、总结、验收外事工作的同时，布置、检查、总结、验收外事档案。

第五条 归档范围

（一）综合类

1．上级有关外事工作的文件 ；

2．本校外事工作计划、总结、报告及上级批复；

3．本校外事工作统计材料；

4．本校外事工作的规章制度；

5．本校外事工作会议形成的材料 。

（二）学校师生员工出国（境）的有关材料

1．上级对出国（境）人员管理的有关文件材料；

2．国际学术会议论文及有关材料；

3．投寄国外的学术论文；

4．出国（境）考察、访问、讲学、研究人员的有关材料；

5．出国（境）进修、留学取得学位或研究成果（含论文和各种证书影印、复印件）；

6．参加国际比赛、竞赛的有关材料。

（三）国外专家、学者、教师、学生来校形成的有关材料

1．上级关于邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件；

2．国外各界人士来校参观、访问的有关文件材料；

3．外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料；

4．外籍人士来我校进修、培训、研究的有关材料；

5．外籍人士来我校参加国际比赛、竞赛的有关材料。

（四）国际合作与会议

1．学校与国外高等学校或其他机构进行交流的协议、合同等有关材料；

2．本校完成的国际合作项目、成果等材料；

3．授予外籍人员名誉称号的材料；

4．国外赠送我校的礼品、纪念品；

5．我校召开的各种国际会议形成的文件材料。

（五）留学生工作

1．录取留学生的有关材料；

2．学籍登记表、学籍卡；

3．教学计划、大纲、教学活动安排；

4．学习情况记录、成绩及评语；

5．学位论文及学位证书复印件；

6．学生名册；

7．学生去向及有关材料。

第六条 归档材料的形成与积累

1．学校国际合作处、国际交流学院是学校外事管理、外事活动文件材料集中形成部门，应在每项外事活动结束后，负责将与活动有关单位形成的各种文件材料收集整理归档，并按规定向学校档案馆移交。

2．有关部门应协同做好外事档案工作。凡出国（境）学习、访问、考察、讲学或参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收，鉴定合格后立卷归档。

第七条 归档方法

1．按外事文件材料形成规律及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，将每组外事文件材料进行整理，组成一盒或数盒。

2．外事文件材料，按年度进行分类归档。

3．归档文件按学校档案分类编号方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并按归档章的要求填写相关内容。

第八条 移交办法及时间

1．整理好的档案，经档案馆检查合格后，填写移交目录，一式两份。

2．外事档案归档时间为次年6月底以前。

第九条 本细则由档案馆负责解释。

第十条 本细则自公布之日起实行。

东北林业大学财会类档案管理细则

第一条 为加强和规范财会档案管理，根据《档案法》、《中华人民共和国会计法》，《高等学校档案管理办法》，结合学校实际，制定本细则。

第二条 财会档案是指学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的账簿、报表、凭证及财务管理等文件材料。

第三条 归档范围

（一）综合类

1．上级关于财会工作的文件；

2．财务工作计划、总结、规章制度；

3．财务管理请示、批复等；

4．财务工作检查评比材料；

5．财会档案移交清册；

6.  财会档案移交保管清册

7．财会档案销毁清册。

（二）会计报表类

决算报表（含基建综合决算）、预算会计报表、年度以上统计报表（含工资报表）等。

（三）会计账簿类

总账、明细账、预算（内、外）账簿、学校专项基金账簿、日记账等。

（四）会计凭证类

原始凭证、记账凭证、涉及债权债务及未清理完毕的凭证、其他会计凭证等。

（五）工资清册

工资发放名单、各种奖助学金发放名单等。

第四条 归档要求

1．财会档案由财会部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制财会档案保管清册。

2．按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计材料不能放在一起立卷。

3．财会部门将各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2厘米为宜。

4．移交时间

综合类文件材料每年6月底前归档结束。当年财会档案，在会计年度终了后由财会部门保管1-2年，期满后的财会档案由财会部门的专（兼）职档案员于次年6月底前集中向学校档案馆移交。

第五条 财会档案借阅必须履行借阅登记手续，查阅或复制财会档案的人员，严禁在财会档案上涂画、拆封和抽换。

第六条 财会档案销毁，按照以下程序销毁：

1．档案馆会同财务处、审计处对保管期满的财会档案进行鉴定，剔出不应销毁的档案，编制财会档案销毁清册，填写销毁清册审批表，档案馆、财务处、审计处负责人在销毁清册审批表上签署意见，报主管校长审批。

2．销毁财会档案时，应当由档案馆、财务处、审计处共同派员监销。销毁后，应当在会计销毁清册上签名盖章。

3、保管期满但未结清的债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，由档案馆会同财务处抽出归档，保管到未了事项完结时为止。

第七条 本细则由档案馆、计财处负责解释。

第八条 本细则自公布之日起实行。

附件：1、东北林业大学财会档案移交清册

2、《财会档案移交清册》填写说明

3、东北林业大学财会档案销毁清册

4、财会档案移交、销毁须知

附件1

东北林业大学财会档案移交清册

顺序号	案卷题名	起止日期	凭证编号	卷内张数	册数	保管期限	备注

1.交接双方的单位负责人负责监交。

2.交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

移交单位负责人：  接收单位负责人：

移交单位经办人： 接收单位经办人：

移交时间： 接收时间：

3.会计档案移交清册一式三份，交接双方及单位各存一份

附件2

《财会档案移交清册》填写说明

1．顺序号：财会档案案卷在本册案卷目录中顺次排列的序号。

2．类别：财会档案的种类。如：会计凭证、会计账簿、财务报告及其他。

3．案卷题名：财会档案案卷的具体名称。如：会计账簿类的总账、现金日记账等。

4．起止日期：案卷卷内最开始启用的时间到最后终止使用的时间。如：1996.1.1－1996.12.31。

5．凭证编号：填写记账凭证的编号。

6．卷内张数：凭证、账簿、财务报告的页数。

7．保管期限：案卷封面上注明的保管期限。财会档案的保管期限一般有：永久、25年、15年、5年等。

8．已保管期限：财会档案形成至移交时，已保管的期限。

   9．备注：用来说明个别案卷的某些特殊情况的记录。如：卷内某页文件不清楚、残破、缺页漏张等，以示查阅或鉴定时特别注意。

附件3

东北林业大学财会档案销毁清册

顺序号	类别	案卷题名	起止年度	凭证编号	卷内张数	册数	应保管期限	已保管期限	销毁时间	备注

1. 档案馆负责人签字： 财务部门负责人签字：

2. 监销人：档案馆： 计财处： 审计处：

附件4

财会档案移交、销毁须知

一、各单位每年形成的财会档案由会计部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的财会档案，在会计年度终了后，由会计部门保管二年后移交档案部门统一保管。

二、各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

三、保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

1．档案部门会同会计部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2．单位负责人在财会档案销毁清册上签署意见。

3．销毁财会档案时，应当由档案部门、会计部门、审计部门共同派员监销。

4．监销人在销毁会计档案前，应当按照财会档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的财会档案；销毁后，应当在财会档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

四、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的财会档案，应当在财会档案销毁清册和财会档案保管清册中列明。

东北林业大学声像（照片）类档案管理细则

第一条 为加强和规范声像档案管理，根据《档案法》、《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》、《普通高校档案管理办法》，结合学校实际，制定本细则。

第二条 声像档案是指主要指学校在教学、科研、管理等各项活动中形成的以及外部形成与学校有关的具有保存价值的录音、录像、照片及其他影音制品等材料。

第三条 基本原则

1．凡反映我校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其配套的文字材料均属声像档案。

2．声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊管理。

3．声像档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全。

4．声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

第四条 归档要求

1．学校各项活动中形成的或在校外单位形成的与学校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、 准确，具有系统性。

第五条 归档范围

1．上级领导来校视察，题字（词）；

2．本校领导接待外宾、出访、国际交流等照片；

3．学校重大会议和活动：党代会、校庆、教职工代表大会、人民代表选举等照片；

4．学校组织的文艺、体育活动等活动照片；

5．学校举办的国际学术会议及本校专家学者参加国内外重大学术活动和授予的荣誉学位，荣誉称号的照片；

6．学校领导出访，聘请外籍名誉教授，客座教授及其它重要外事活动的照片；

7．各民主党派群众团体活动照片；

8．重大科技成果获国家级奖励的科研项目照片；

9．学校在各项教学活动中形成的照片；

10．各院系每年毕业的本科生、硕士生、博士生毕业生合影照片；

11．学校发生的重大事故、突发事件及抢险救灾现场照片；

12．学校校景及学校重要的石碑、牌匾、塑像照片；

13．学校领导、名人、教授在科研、出访、讲学等活动中形成的照片；

14．其他具有重大意义和保存价值的照片。

第六条 声像档案材料移交及归档时间

1．党委宣传部、党委校长办公室、学生处、团委、离退休工作处、各学院以及其他声像材料形成部门，均为归档单位，每年6月底前向档案馆移交。

2．院系毕业生合影（照片、底片、名单）于每年7月中旬（暑假）前由各院系辅导员、研究生秘书负责移交。各院系教学科研活动照片，可在重大活动结束后随时移交。

3．学校重大活动档案，应在活动结束后1个月内移交档案馆。

4．声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，全部工作结束后，按归档要求向本单位专（兼）职档案员移送全套材料。

5．单位专（兼）职档案员对收集的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。

第七条 保管办法

1．声像档案应按照不同类型、不同规格声像载体分别编制档号。照片、底片、光盘等分别保存。

2．声像档案库房做到恒温、恒湿，温度保持18-24℃，相对湿度35-45℃。

3．照片、底片要定期进行检查，如发现发黄、发霉、变质等现象，要及时进行处理。

4．长时间未用的录音带、录像带、光盘等载体材料，应每十年转录一次。

5．档案库房应能防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗。

第八条 借阅制度

声像档案借出或归还时，由档案部门和利用者共同清点、检查，并在档案借阅簿上登记。借出的档案应定期归还。

第九条 本细则由档案馆负责解释。

第十条 本细则自公布之日起实行。

东北林业大学人物类档案管理细则

第一条 为加强和规范人物档案管理，根据《档案法》、《高等学校档案管理办法》，结合学校实际，制定本细则。

第二条 人物档案是指学校中学术造诣较深，在某一学科领域贡献突出，在国内外教育界、科技界有一定影响的知名人物的档案。知名人物在长期的实践活动中直接形成的具有保存价值的各种载体的历史记录，反映了学校各学科领域的发展历史，体现了学校教学、科研及管理水平。

第三条 征集对象

1．历届校领导（正职）；

2．历届中国共产党全国代表大会代表、全国人大代表、全国政协委员；

3．中国科学院院士、中国工程院院士；

4．三级以上（包括三级）教授；

5．国家特聘专家、“长江学者奖励计划”特聘教授、国家“百千万人才工程”专家、国家突贡专家、国家杰出青年基金获得者等；

6．其他在国内外有一定声誉或对学校做出贡献的科学家、教育家。

第四条 征集范围

1．记载本人生平的传记、日记、履历、书信、他人撰写的回忆文章及宣传报道材料；

2．反映本人对科学教育事业贡献的专著、译著，正式出版的教材、参考书、讲义、学术论文以及笔记、手稿等；

3．证明本人身份、荣誉的证件、证书、奖状、奖品、奖章、聘书、委任状、任命书、请柬、代表证等；

4．反映知名人物工作和社会活动的照片、底片、录音带、录像带、影片、光盘等；

5．知名人物使用过的有保存价值的实物、用品及赠送的礼品等；

6．知名人物有关学术方面与国内外专家学者来往的信函，国内外专家学者的评价等；

7．知名人物珍藏的图书、资料等（孤本、有批注）；

8．为知名人物举办的各种纪念庆祝活动所产生的有保存价值重要材料；

9．已故知名人物的讣告、唁电、悼词等；

10．其他有保存价值的材料。

第五条 征集办法

1．学校确定人物档案建档对象名单，并印发各单位；

2．各单位档案工作负责人和兼职档案员协助档案馆按建档对象名单、材料征集范围进行征集。

第六条 征集档案要办理移交手续（一式三份，档案馆、单位、个人各保存一份），并由档案馆向捐赠者颁发捐赠证书。

第七条 档案馆对征集的人物档案要确保完整与安全。适时进行人物档案展览，积极提供利用，对移交归档者（包括捐赠或寄存）保证其优先利用权。

第八条 本细则由档案馆负责解释。

第九条 本细则自公布之日起实行。

东北林业大学实物类档案管理细则

第一条 为加强和规范实物档案管理，真实反映学校各项重大活动，及时、准确地收集实物档案，更好地发挥实物档案的利用价值，结合学校实际，制定本细则。

第二条 实物档案是指学校在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的题词、字画、奖牌、证书等物品。

第三条 归档范围

1．上级领导来校视察的题词、赠言手迹或赠送的字画等；

2．学校召开的重要国际、国内会议的有关领导及国外友人的题词、赠言手迹等；

3．国际友人或校友赠送学校的珍贵礼品、纪念品；

4．兄弟单位或个人赠送学校的反映重要活动的锦旗、牌匾等纪念品；

5．学校及校内各单位获省、市级以上奖励的奖状、证书、奖牌、奖杯等；

6．学校不同时期的证件和徽章，如：工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章等；

7．学校和各处级单位不同时期的印章及历任校领导的印章；

8．反映学校历史面貌的其他具有保存价值的实物。

第四条 归档要求

1．上级领导来校及综合性活动形成的题词、赠言手迹、重要礼品、纪念品等，由党委校长办公室及时归档；相关职能部门活动中产生的锦旗、牌匾等纪念品，由主办部门及时归档。归档时要附有文字说明。需要利用时可向档案馆借用或复制。

2．校庆或其他重大活动中收到的礼品，主办部门在活动结束后要编制礼品清单送校领导审阅，经鉴定需要永久保存的礼品向档案馆移交，其余礼品由有关部门保管。

3．学校及校内各单位荣获厅局级以上的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等实物档案，一般于次年6月底前随获奖文件材料一并归档。获奖单位需要悬挂、摆放的，应先在档案馆办理登记手续，待3-5年后移交归档。

4．学校和各处级单位不同时期的印章及历任校领导的印章，在印章停止使用后由党委校长办公室统一造册、截角，移交档案馆保存。

第五条 归档管理

1．实物档案由档案馆集中统一管理，配备专门的库房、柜架妥善存放。采取有效措施防盗、防火、防水等，确保安全。

2．实物档案一般不外借，确需借阅时要严格审批手续，防止丢失或损毁。

第六条 本细则由档案馆负责解释。

第七条 本细则自公布之日起实行。