为切实保证及时接收档案及档案质量，特制定如下制度：
一、指导部需按规定的时间要求，积极安排并指导立卷部门切实做好年度立卷归档工作。
在具体的工作中需经常及时地对立卷部门进行认真、详细、正确的立卷指导，积极确保各部门立卷归档工作及时、规范。
二、接收档案须认真履行“四查”工作。
1、各部门立卷工作结束后，在指导部同志的指导下，立卷部门对其本部门立卷工作进行自查，发现问题及时解决；
2、接收各类档案进馆时，指导部的同志须对其进行二次检查，堵塞漏洞，整改不足；
3、档案馆馆长对各类接收进馆的档案进行部分抽查，强化档案质量的监督与检查；
4、利用部在档案接收进库前，再次进行档案检查与核查，积极杜绝不合格档案进库上架。
三、“四查”工作内容：
1、根据学校档案归档范围和保管期限表的要求，认真检查各部门归档材料是否收集齐全完整；因故未交的档案材料是否提交其说明材料（说明材料需单位领导签字并加盖单位公章）。
2、检查立卷归档材料的质量是否合格、是否按要求进行了规范整理（排列有序、数量准确、内容无误、档号正确且去除了金属钉、档案材料无污迹、无损坏、装置盒内的档案材料厚度适中等）。
3、检查每盒档案内是否有卷内目录（1份）、是否上交归档文件目录（3份）是否数量准确，内容无误。
4、检查每盒档案是否填写备考表且填写的档案材料名称与数量是否相符；存档材料中有需要说明的问题，是否附有其说明材料；立卷人、立卷单位领导、档案馆接收人员是否有签字（不得盖章）、是否清晰可辨。
5、检查盒脊内容填写是否完整（年度、档号、存期、起止件号、盒号、单位名称等）、是否整齐、清晰可辨；盒内内容档案数量是否与盒脊标注相符。
6、档案交接书是否按馆内统一要求进行填写（详见馆内统一制发的档案交接书）交接书需一式四份。立卷单位、指导部、利用部、全宗卷各留存一份。
7、检查档案录入情况（是否录入、录入是否完整、准确）。
8、其他有关需要检查的内容（检查情况可填写在备注里）。
9、开展“四查”工作，均需填写《档案馆档案接收‘四查’登记表》（另附）。

档案馆

                                2010年5月22日