一、凡是本部门办理完毕的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，均应归档。

二、根据个类别档案材料形成的特点，归档时间有不同要求：

1.科研类档案在项目完成后的两个月内归档，由科研处将科研项目从开题到鉴定评审过程中形成的全部文件材料整理立卷。

2.基建类档案应当在项目完成后三个月内归档，由基建部门负责将工程全部技术资料整理立卷。

3.大型仪器设备（主要包括各种国产和国外进口的价值在10万元以上的精密贵重、稀缺仪器设备）在开箱验收后，由基建部门负责将全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改造工作中产生的文件材料、工程全部技术资料整理立卷，限两个月内归档。

4.财会档案归档，按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字<1998>32号）执行。

5.声像载体材料在完成制作后，由形成部门整理立卷，每学期末归档。

6.其他档案则由各部门兼职档案员整理立卷，于次年六月底以前归档。

三、凡属归档范围的文件，向档案馆移交时，应符合一下要求：

1.应归档的文件材料要收集齐全、完整。按其形成规律和特点分类，立卷。

2.归档案卷封面的各个项目应填写清楚，特别是案卷标题要要简明扼要。

3.凡使用铅笔、圆珠笔和红墨水起草、修改、批注、和签发的文书材料，档案室拒收，并限期整理移交档案室集中同意管理。

4归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，复合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

5.归档案卷要按一定次序系统排列，编写顺序号，编制移交目录，交接案卷时，双方根据移交目录清点核对并履行签字手续。

6.档案材料归档时间为：学校各部门应当在次学年6月底前归档；各院系等当在次年学年寒假前归档。