1 、学校各部门必须按《东北林业大学归档范围》规定的立卷材料进行立卷，按规定的归档时间向档案馆移交，实行集中管理，任何个人不得据为已有或者擅自处理。
2 、档案馆应做好档案收集归档工作，无积存零散文件。文件材料的归档工作应做到及时、完整、准确。
3 、对于保管条件恶劣可能导致档案材料散失损毁的部门，档案馆可以提前接收。
4 、移交进馆的档案，必须依照国家有关规定办理接收手续。

5、在移交进馆档案中，如出现缺卷、缺页或者破损的，由移交方负责补救，无法补救的，应当备有说明材料。

6、帽儿山、凉水林场档案分室永久保管超过30年的档案，应向学校档案馆移交。