高校档案工作简报

      高校档案工作协会

2016年9月26日

国家副主席李源潮参观华东师范大学校史馆 

2016年8月17－18日，国家副主席李源潮出席在上海华东师范大学举办的第三十一届全国青少年科技创新大赛。18日上午，李源潮副主席在校党委书记童世骏、校长陈群的陪同下，专程到华东师大校史馆参观考察。教育部副部长朱之文、上海市委副书记应勇等陪同访问。档案馆馆长汤涛专门全程讲解。 

李源潮副主席饶有兴趣地了解了华东师大三大前身大夏大学、光华大学、圣约翰大学合并组校情况，听取了校领导关于学校发展历史和文化传统、教师教育、人才培养、科学研究和国际合作等方面的工作介绍。                        

（华东师范大学档案馆） 

中国地质大学（北京）档案馆举行“王炳章先生档案资料捐赠仪式” 

2016年6月16日上午9点，“王炳章先生档案资料捐赠仪式”在国际交流中心南楼中会议室举行。王炳章先生长子王珂、次子王璇、女儿王淑静等9位亲属参加捐赠仪式，副校长王训练、国务院参事、地球科学与资源学院教授蔡克勤、党委办公室校长办公室主任段翔、党委宣传部部长吴军、地球科学与资源学院院长王根厚、珠宝学院副院长郭颖、档案馆馆长刘晓鸿、副馆长张俊芳及档案馆工作人员参加了捐赠仪式。王炳章先生亲属向学校捐赠各类档案资料共计52份，6384页，在一片热烈的掌声中，王炳章先生长子王珂和档案馆馆长刘晓鸿作为代表签订了档案资料捐赠协议，王校长向王炳章先生的三位子女颁发了捐赠证书。 

王炳章，字斐轩，是我国著名地质学家、矿物学家和著名地质教育家，也是在建校伊始即投身我校发展的学界元老。在几十年地学研究和教育生涯中，王炳章先生培养了以杨遵仪院士为代表的几代优秀地学人才，为我国地球科学发展和我校矿物学科建设做出了积极的贡献。 

捐赠仪式上，王训练副校长致词。他说，王炳章先生档案资料的收存，将进一步丰富我校馆藏资源，提高重要人物档案的馆藏比重。从管理能力上讲，我们有信心将这笔宝贵的档案永久妥善保存；从文化挖掘上讲，我们将赋予这笔档案新的历史使命，用先辈的学者风范激励每一位地大摇篮里的后学师生；从历史渊源上讲，我们非常欣慰地看到凝聚着王炳章先生治学精神的这笔档案，有幸在其最后执教的学府里落叶归根。感谢王炳章先生后辈亲属的慷慨捐赠，欢迎他们长期关注和监督我校的档案工作，并为进一步提高工作成效提出宝贵的意见和建议。 

王炳章先生亲属代表王珂先生在致词中说，父亲的这批教学资料，有很多是从战乱、文革中艰难保存下来的，跟随父亲艰难跋涉几经辗转，我们今天才得以看到它们，它们承载着一个知识分子对自己地质教育事业的满腔热忱。 

王炳章先生留下的这些资料，份份、页页、字字都凝聚了他的心血，不论是著作还是讲稿，中文还是英文，他的字迹犹如印刷体一般，非常工整。1924年他写的第一本矿物学讲义（总共237页，现仅存6页），完全用毛笔以隶书体完成，堪称书法之作。矿物学的书稿里图表丰富，制图张张精巧，几乎分不清是手绘还是印刷，令人惊叹。 

捐赠仪式结束后，与会人员一行前往综合教学楼一层参观了“冯景兰野外地质记录簿及建校初期研究生毕业论文展”。 

（中国地质大学（北京）档案馆  朱笛） 

华东师范大学档案馆举办《父子学人的家风传承》主题展览 

2016年6月25日，由华东师范大学档案馆主办的《父子学人的家风传承》主题展览在档案馆一楼展厅拉开帷幕。档案馆精心挑选了华东师大及其前身大夏大学、光华大学和6组父子学人。通过发掘档案文献，整理这些家族的家训和家风传承的教育故事。  

家庭是人生的第一所学校，无论时代发生多大变迁，生活格局发生多大变化，优良的家风传承始终是家族传承，以及国家发展、民族进步、社会和谐的重要基石。在十步芳草的象牙塔，常常会演绎父子学人并肩求索、蜚声学界的传奇故事。据档案馆介绍，此次展览中的父亲们躬身亲行，将各自家族的优良家风传递给子女，这些子女们在耳濡目染中义不容辞地传承着上一辈的荣光余韵。他们当中有的子承父业，成为同一门学问的两代大师；有的父子双辉，在不同领域头角峥嵘。 

此次参展的6组学人分别是张寿镛、张芝联父子，张家家训是养身砥品、齐家砺学；钱基博、钱钟书父子，钱家家训是立身务正大，待人务忠恕；鲁继曾、鲁平父子，鲁家家训是做有民族情怀的爱国知识分子；王伯群、王德辅父子，王家家训是自立自强，做一个对社会有用的人；赵家璧、赵修义父子，赵家家训是以诚相待、服务他人；褚绍唐、褚君浩父子，诸家的家训是不要做池塘水面的浮萍，而要做池塘底部的乌鱼。 

档案馆表示，希望通过此次主题展览，弘扬家族家风优良传统，传承校风学风文脉，寄望给予更多学人家庭启发，引起社会对家庭档案和家风家教建设的重视。             （华东师范大学档案馆） 

“杨绛先生纪念展览”在清华大学校史馆展出

“杨绛先生纪念展览”5月31日在校史馆一楼大厅开幕。展览以文字、图片、实物、视频等多种形式，生动记述了杨绛先生作为中国当代著名作家、翻译家和学者的人生历程和创作成就，重点介绍了杨绛先生三次与清华结缘的往事和一生对清华的眷恋，反映了清华师生对钱钟书、杨绛两位老学长的深切爱戴和思念。 

 纪念展览内容丰富、资料翔实、图文并茂、生动感人。展览由20块图文展板和8个实物展柜等组成。在概要介绍杨绛先生的生平后，分为早年求学展才华、最爱清华大学、负芨英法求知忙、漫漫长夜有所守、重返清华执教鞭、传播光明的文学使者、晚年新作放异彩、一个人思念“我们仨”、母校情深、永远的怀念等10个部分，共约80幅历史图片。实物展柜中，展示了清华大学档案馆珍藏的杨绛在清华大学研究院读书时的学生名册和成绩单、钱锺书和杨绛分别就任清华大学外文系教授和兼任教授的应聘书、清华大学百年华诞之际杨绛以“百岁学子”的名义为母校贺寿的题字，以及清华大学图书馆馆藏的杨绛先生作品签名本、杨绛先生译作的不同版本等珍贵史料和图书等。展览中，特别刊发了杨绛先生2001年9月7日在“好读书”奖学金捐赠仪式上对清华校训的深刻阐释。此外，展厅中的电视屏幕还循环播放杨绛先生在捐赠仪式上致辞的录像镜头。 

 纪念展由清华大学校史馆、档案馆、图书馆联合主办，并得到教育基金会、学生部、新闻中心、清华电视台等方面的支持协助。展览在校史馆展出一段时间后，还将到图书馆展出。 

（清华大学档案馆） 

西北农林科技大学党委书记李兴旺到档案馆调研 

2016年6月23日上午，西北农林科技大学党委书记李兴旺深入档案馆调研，与档案馆班子成员及职工代表座谈交流。听取档案馆汇报后，李书记结合自己之前的工作经历，强调档案管理意义很大，要加强教育培训，增强师生员工的档案意识；要增强工作主动性，及时收集有关档案材料并发掘档案内在价值；要加强协作联动，协调相关部门单位共同做好档案工作，比如通过校友会收集校友掌握的校史文物，补充完善校史记录；要立足于百年千年大计，加快历史档案的数字化，特别是早期历史档案的数字化，并围绕档案工作多做校史研究。 

围绕档案馆面临的人员紧缺、职称评定难等问题，李书记指出，对于事业发展中遇到的困难和问题，学校会多听意见建议，实事求是地帮助档案馆解决问题。李兴旺表示，学校一定会争取让每支队伍的上升通道都保持通畅，会创造更好的环境，让各类人员都有路可走，共同努力把事业做好。     

（西北农林科技大学档案馆 曹德奎） 

徐州高校档案协作组在中国矿业大学召开业务研究暨工作经验交流会 

2016年6月22日下午，徐州高校档案协作组在中国矿业大学召开业务研究及工作经验交流会，中国矿业大学、江苏师范大学、徐州医科大学、徐州工程学院等十余所在徐高校档案部门30余人参加了此次会议。会议由徐州高校档案协作组组长单位中国矿业大学档案馆组织，矿大档案馆馆长周晓林主持。 

会上，周晓林馆长首先介绍了中国矿业大学档案馆近年来开展业务研究和承担档案科技项目的情况，随后，矿大档案馆贾玲、严悦、李月娥分别就“数据挖掘技术应用于档案管理的实证研究”、“信息化条件下档案展览形式的多元化选择”、“数字校园背景下高校文书档案在线归档模式与实践探索——以中国矿业大学档案馆为例”等3个主题进行了汇报。3位汇报人精心制作了汇报PPT，以自己近年开展业务研究的情况为基础，介绍了研究的主要内容、所取得的成果及有待进一步研究的问题。 

业务研究汇报引起了与会人员的极大兴趣，收到了良好的效果，大家表示以后应该多开展这样的活动，让在徐高校档案部门的业务骨干都走上讲台，相互交流与学习，以提升在徐高校档案部门的整体研究能力与业务水平。                   （中国矿业大学档案馆） 

同济大学江波副校长深入档案馆调研 

2016年9 月9 日上午，同济大学党委常委、副校长江波来到同济大学档案馆，实地考察了解档案馆的基本情况。 

在同济大学档案馆馆长慎金花、副馆长周玮的陪同下，江波江波副校长首先来到各办公室，亲切问候全馆职工，详细了解档案馆内部机构的设置、职能、工作流程和人员分工情况。随后，江波副校长走进库房，了解各楼层的档案保存情况和设备设施，饶有兴致地查看了历史档案和特藏档案室的实物档案。江波副校长对档案馆十二五期间的软硬件建设成果表示赞赏，希望档案馆在十三五期间有较大的突破和发展。 

江校长指出，档案馆要进一步丰富馆藏，扩大征集范围；要深入了解国内高校档案工作的发展和现状，了解同济大学档案馆所处的位置，要多走出去调研，学习兄弟高校的先进经验。江波认为档案是学校宝贵的财富，来之不易，档案馆责任重大，一定要用心保存。同时江校长表示对档案馆办公条件差，库房紧张的问题，学校会高度重视，力争早日解决。                           （同济大学档案馆） 

重庆大学孟卫东副校长率队到档案馆调研 

2016年9月6日上午，重庆大学副校长孟卫东率队到档案馆调研，全面了解档案馆的工作情况及本学期工作重点和对未来的规划。宣传部部长胡学斌、校史办主任卢培煜、信息化办公室副主任唐荣均随行。 

孟卫东副校长首先走访了人事档案部、管理利用部、收集档案部、技术编研室；在库房区，边察看档案保存情况边询问档案安全保管措施，强调档案安全的重要性，并对档案馆温湿度控制、火灾自动报警气体灭火、视频监控三大档案安全保障系统予以了肯定。随后，孟卫东副校长一行参观了“立德树人”专题展览馆。 

在调研座谈会上，李平馆长详细汇报了校档案馆的基本情况和创新工作，对档案馆以服务型、学习型、研究型的发展定位和理念进行了详细阐述。通过口述档案、学院档案、教职工业务档案、学生档案的收集，拓展档案资源建设的创新和发展；通过举办国际档案日、毕业季宣传、口述历史志愿者协会、马寅初巡展、协助学院院史建设、“教书育人？文化传承”主题活动、“立德树人”专题展览馆等一系列档案文化建设，实现了档案工作从管理向服务的转变最后，李平强调：档案馆工作将始终紧密围绕学校中心工作，为师生服务，在信息化建设与发展的大趋势大背景下建立好一个综合管理平台，建设好档案资源、档案开发利用、档案安全信息这三大体系，将服务型、学习型、研究型档案馆理念贯穿档案收集、管理、服务、保管各环节。 

孟卫东副校长听取了档案馆馆长李平全面深入的工作汇报后，对档案馆今后的工作提出了三点要求：一是档案资源是立馆之本，要大力加强并完善资源建设，重点追踪学校重点学科建设历史脉络，为学校的双一流建设提供史料资源服务；二是在传承学校历史文化的宏大愿景下，树立一个开放的理念，档案馆联动学校相关部门形成合力，共同挖掘档案资源背后承载的文化精髓；三是针对我校建校初期的史料资源，要抓紧收集。最后，孟卫东希望档案馆能在现在的工作理念、工作思路的基础上，全馆同志再接再厉延续下去，前景可期，档案工作更上一层楼！                         （重庆大学档案馆） 

华东师范大学新生“第一课”：学校史，传文脉 

一所大学自身的人文传统与精神血脉，就是传递给一代代学子最好、最有意义的“入学教育”。9月6日、7日，校领导童世骏、方平、孙真荣、李志斌，以及档案馆汤涛、魏明扬、林雨平和徐晓楚等到学部、院系开展校史讲座，为2016级新生讲述师大故事，让学生在传奇的故事中感受到大学的传统与精神气质。 

9月6日下午，闵行校区学生之家C区报告厅座无虚席，校党委书记童世骏首先从历史的维度，通过珍贵的历史图片和声情并茂的讲解，给同学们描绘了华东师范大学的前身，即大夏大学、光华大学与上海圣约翰大学各自的校训、校歌、校徽，以及创立的历史过程和历任校长，并详细介绍了在这些知名学府涌现的杰出师生，着重阐释了三所大学的多元传统是如何并行不悖而融会贯通，进而形成华东师范大学独具特色的人文传统。随后，童世骏从历史沿革、学科特点、特色优势和办学理念等方面，讲述了学校在1951年创立后肩负的重要使命以及在新中国的建设发展中的所处的重要地位、所作出的重要贡献以及所取得的重要成就。童世骏表示，华东师大自创校以来，传承敢于创造的文化基因，坚持以人为本的治校理念，涌现了大批的杰出校友，希望同学们以先辈为楷模，努力进取，为实现学校“十三五”建设目标，建设世界知名高水平研究型大学作出贡献。 

在中北校区逸夫楼报告厅、中北校区科学会堂、闵行校区一教206等场所，校领导方平、孙真荣、李志斌等分别从华东师大的前身、始终保持高水平的国家重点大学、以教师教育为传统优势的研究型大学、以培育全人为目标的综合性大学、走向世界的国际化学府、办学理念与著名校友等六个方面，并结合自身实际和生动案例，为新生介绍了学校的历史文化和发展沿革。这些生动精彩的阐述让新生对学校的文化传承以及师大独特的大学精神有了充分的了解和认识。 

据悉，这是华东师大连续第三年为新生开展校史专题教育。给新生讲校史，既能使新生全方位地了解师大历史和文化，增强其对学校的认同感和归属感，而经由这样的历史记忆的重塑与接续，传统也就成了生生不息的“活的存在”。           

（华东师范大学档案馆） 

华中师范大学2016届毕业生档案转递实现零误差 

华中师大2016届毕业生档案转递工作规范有序，全校近万份毕业生档案准确无误的投递到接收方手中，实现了转递工作的零误差，他们的经验和做法是： 

首先，是领导的支持。毕业前夕，馆领导即开会安排、布置暑期大批发档的任务，对工作实施进行具体安排，细化操作流程和标准，对转递方案在反复预演的基础上不断完善。在归材料和发档过程中，两位馆领导一直亲临战场，合理调配馆内人员配置，提供可靠的保障条件，一旦遇到任何解决不了的问题，领导总能义无反顾地在第一时间给予化解。 

其次，政策宣讲充分。在工作过程中，主动与就业工作处和各院系保持良性沟通，特别是今年我馆在“6.9国际档案日”，举行了大规模的“档案馆开放日活动”，参加者众、参与度深，其中着重加强了毕业生档案转递知识的宣传，不仅有老师讲解，还制作了精美的宣传册，系统阐述了毕业生档案如何转递、继续深造学生档案如何处理、办理档案转递手续后如何查询档案去向等问题。 

第三，优化工作流程。发档采用“化整为零”的方法，所谓“化整为零”就是将几千份的庞大数据分割成若干个五十份。例如：有毕业生档案5000份，可按照学号由小到大排序得到电子表格A。第一步，按照A表格的顺序打印出转递单。第二步，调整A表格，让5000份数据以每张50份数据的格式存在，然后每一张上加上页码，将其变成100个50份，打印出这100张数据。第三步，按照第二步中的100张数据进行抽档，每张数据上的50份档案抽完后放在一起，5000份的量拆分为100个50份的量，只需保证每个50份档案不出问题，那么5000份档案就不会出问题。第四步，将按照A表格打印出的转递单也按顺序分成100个50份。第五步，装转递单、封档案。第六步，将邮局打印好的转递单按照之前的顺序分为100份，一一对应的装好贴好。完全装好的档案还是50份一箱，并附上相应的页码纸。第七步，档案出馆之前，有专门人员在门口核查。完成一箱，搬到门口，核查人员按照页码纸上的档案与实体档案进行核查，核查好后，将页码纸留存，档案随即出馆。 

按照以上流程，保证了华中师大每一份毕业生档案转递实现零误差，顺利完成了艰巨而繁重的任务。